Як оптимізувати управлінські системи
Як оптимізувати управлінські системи — інтерв`ю з Наталією Богачевою, ceo AgriChain
ЦИФРОВА ТРАНСФОРМАЦІЯ ПОВИННА ПОЧИНАТИСЯ З ОПТИМІЗАЦІЇ УПРАВЛІНСЬКИХ СИСТЕМ В КОМПАНІЇ — НАТАЛІЯ БОГАЧЕВА, СЕО AGRICHAIN
Agrichain є дочірньою компанією агрохолдингу «Астарта-Київ», яку засновано 2017 року для розроблення єдиного інформаційного порталу з управління агробізнесом — комплексного рішення. Наталія Богачева, директор Agrichain вважає, що найціннішим для розвитку є можливість отримувати зворотний зв’язок від ринку, різних структур, компаній як великих, середніх, так і малих. Саме такий досвід робить систему максимально гнучкою і адаптивною під потреби та процеси різних компаній.
— Наталіє, чи є особливості побудови комплексного інформаційного порталу саме в українських реаліях ведення аграрного бізнесу?
— Звичайно є. Ми для себе навіть напрацювали поняття: «український farm management», в якому переплітається цілий ряд чинників на макрорівні — затяжна економічна криза, складна демографічна ситуація в селі, особливості пострадянського менталітету, які виливаються в необхідність використання систем тотального контролю виробничих процесів. Якщо говорити про мікрорівень, то це ускладнений паперовий документообіг, несвоєчасне оновлення інформації, крадіжки МТЦ, ускладнені комунікації різних відділів. Внаслідок усіх цих проблем значно підвищується собівартість продукції. Тому команда Agrichain розробила концепцію створення власної системи.
Основне, чим ми займаємося, це автоматизація операційних систем середніх і великих агрокомпаній, операційний менеджмент, безпосереднє керування витратами (cost management), а також управління ризиками. Сost management в умовах українського агробізнесу — це одне з основних завдань, адже собівартість виробництва продукції в Україні набагато вища за Аргентину, Бразилію, США. І ми можемо працювати лише із собівартістю, затратною частиною шляхом оптимізації процесів.
— У чому переваги системи, що впроваджують в «Астарті»?
— Це єдина інформаційна система, що охоплює усі сфери діяльності підприємства, весь ланцюжок, починаючи із земельного банку і закінчуючи логістикою готової продукції до порту. Автоматизовані гнучкі бізнес-процеси — це основа системи, контролюється кожне завдання та етапи його виконання. Одна з основних переваг нашої розробки — можливість вчасно та якісно приймати управлінські рішення. Кожен із модулів має підсистему в 1С для того, щоб автоматизувати документообіг, пов’язаний основні завдання було поставлено перез операційними процесами.
Основне наше завдання тут вивільнити людський ресурс від рутинної роботи. Інструменти роботи прийняття рішень — це мобільні додатки, максимальна концентрація усіх необхідних даних під рукою. Також система дає змогу будувати глибоку аналітичну звітність на основі ризик-менеджменту, що будують на основі фактичних даних, адже онлайн-режим подій — це те, до чого ми прагнемо.
— Які основні завдання було поставлено перед вами?
— Розроблення інструментів управління і прийняття рішень на всіх напрямах агровиробництва, інструменти побудови та автоматизації бізнес-процесів компанії, надати рядовим працівникам максимально зручні інструменти для повсякденної роботи і менеджменту їхніх завдань, при цьому створити простий та зрозумілий інтерфейс. Адже ми працюємо з досить складним контингентом спеціалістів.
— З яких модулів складається система?
— Agrichain Land — управління земельним банком, Agrichain Farm — плануваосновні завданняння та управління виробничою програмою, Agrichain Scout — управління моніторингом посівів, Agrichain Barn — управління складом, закупками та поставками.
Agrichain Kit — один із технічних модулів, який ми використовуємо в системі. Це ядро, яке дає змогу будувати бізнес-процеси гнучко і швидко під кожну компанію або локальний процес на рівні користувача. Управління технікою та ремонтами — модуль, робота над яким лише стартувала. Рухаємося в телеметрію й автоматизацію ремонтів — одне з найболючіших питань для аграріїв.
Модуль Agrichain Logistics (управління логістикою ТМЦ та продукції) почали цього року з пілоту на «Астарті», зокрема, впровадили рішення, що дає змогу автоматизувати рух техніки в електронну ТТН. Кінцева мета — зв’язати усі процеси, пов’язані з плануванням логістики та руху транспорту та перевезення зерна до порту.
— Яке рішення є найактуальнішим на сьогодні?
— У кожної компанії свої «больові точки», тому ми використовуємо модульний підхід у рішеннях. В основному компанії починають процеси автоматизації з аудиту й аналізу стану земельного банку як основного засобу і предмету виробництва, тому ми пропонуємо наше рішення Agrichain Land. Друге за актуальністю рішення — сезонне планування під урожай, що враховує діяльність кожного конкретного підприємства. Цей блок складається з трьох частин: додаток під сезонне планування, мобільний додаток під оперативне виконання
виробничої програми і підсистема 1С, що дає змогу закривати бухгалтерський облік. Сьогодні в «Астарті» вже запущено оперативний контур (мобільний додаток плюс підсистема 1С). Він дає змогу в режимі реального часу проводити господарські операції: відображати факт робіт, списувати ТМЦ, формувати бухгалтерські документи й формувати аналітику. Ми продовжуємо працювати над цим модулем, що дає змогу спланувати і контролювати виконання всієї виробничої програми, починаючи з планової сівозміни і закінчуючи показниками ефективності на кшталт EBITDA. Надзвичайно актуальним рішенням для всіх наших клієнтів є модуль Agrichain Scout для управління моніторингом стану посівів, контролю ризиків втрати урожаю і оперативного реагування на них.
— У чому були загальні складнощі впровадження модулів?
— Основною проблемою на всіх впровадженнях є ефект спротиву новому. Багато спеціалістів важко сприймають зміну стандартного процесу роботи, потрібно з цим працювати в першу чергу, робити їх своїми союзниками. Також актуальна для кожного агровиробника проблема — складні комунікації між різними службами (агрономічні, бухгалтерські, складські). Тому потрібно вибудувати чіткий злагоджений процес і знайти спільну точку доступу для різних відділів. Зазвичай у комунікаційний процес залучено багато працівників, і при цьому він відбувається не ефективно.
Надзвичайно великою проблемою є відсутність контролю виконання операцій як з точки зору технологічних норм, так і з точки зору зловживань. Тому нашою метою було отримати в онлайн режимі план фактичного виконання програми і витрат, та, відповідно, їхнього впливу на загальний бюджет, кінцеві показники ефективності.
— Як це працює на практиці?
— Основні функціональні блоки системи сезонного планування і управління виробничою програмою (не плутати з технологічною картою, що є частиною цієї системи) — це планування бюджетних параметрів та шаблонів технологій, планування сівозміни планування бункерної та залікової урожайності, токової та елеваторної логістики, самої технологічної програми (перелік основних та допоміжних операцій, що описують норми внесення та витрат ТМЦ), а також власне сама консолідація показників ефективності. Одна з цілей цієї системи — вибудувати точний план майбутніх завдань і отримати фактичні показники роботи підприємства в режимі реального часу.
Застосовується сценарний підхід. Його суть у створенні N-кількості моделей виробничої програми, що дає змогу за витратами і показниками ефективності оцінити різні варіанти розвитку подій. Тут ми прагнули закласти максимальну гнучкість, щоб можна було в розрахунках провести будь-який сценарій розвитку подій. Моделювання сценаріїв починається з початку року. Під час вибору одного варіанта відбувається його корегування, яке інтерпретується на фактичну ситуацію, що завжди буде різнитися від самого точного плану. За цим планом працюють операційні спеціалісти, починаючи з агронома
і закінчуючи фахівцем із логістики, який планує потрібну кількість автомобілів для вивезення урожаю. Ми створюємо різні варіанти шаблонів під кожну технологію та культуру і потім їх використовуємо у вищезгаданих сценаріях. Це мінімізує час на внесення технологічної карти і оптимізує скидання команд із центрального офісу до локального. Коли всі бюджетні параметри (ціни на продукцію, умови продажу) закладені, в системі планують сівозміну. Це трифакторна модель, що враховує структуру посіву, оптимальний, ідеальний і поганий попередник, також визначаються обсяги різних культур, це дає змогу сформувати максимально кучні масиви по одній культурі. Далі в системі розраховують середньозважену урожайність на полі по певній культурі з урахуванням історичних даних поля. В цю систему закладають обсяг втрат готової продукції і план структури готової продукції, тобто що саме хочемо виростити: пшеницю вищого класу чи фуражну тощо.
Результат виводять у вигляді таблиці з урожайністю, втратами під час доробки, іншими параметрами. Наголошу, що планування прив’язується не до культури, а до кожного локального поля, щодо якого є інформація про склад ґрунту, погоду, історичну урожайність. У будь-який момент можна внести актуальні дані, і всі показники знову перераховуються, даючи фактичну картину
Наступний крок — це планування логістики, токової та елеваторної. Користувач задає структуру вивезення готової продукції, система розраховує найкоротші шляхи. В результаті маємо консолідовану таблицю: з яких полів яка відстань це дає розуміння затратної частини.
— Які особливості технологічної карти?
— Основна частина сезонного планування — це власне технологічна карта, яку можна завантажити з готових шаблонів. Для нас було важливо зробити максимально зручний інтерфейс. Маючи культури, поля, можна формувати кластери, до яких застосовуватиметься певна технологія. Система розраховує, в якому моменті закінчився власний ресурс і потрібні послуги. Наше завдання, щоб кожен користувач, закладаючи нові дані про обсяг чи послугу, розумів, як це позначиться на затратній частині. Це важливо, щоб спеціалісти почали мислити категоріями витрат: скільки коштує кожне оброблення, щоб рішення не були спонтанними. Тоді ми зможемо впливати на собівартість, адже система розраховує точку беззбитковості в тому числі. Основна ціль системи — почати управляти виробничою програмою, а не просто сприймати ситуацію що є.
Сost management в умовах українського агробізнесу — це одне з основних завдань, адже собівартість виробництва продукції в Україні набагато вища за Аргентину, Бразилію, США. І ми можемо працювати лише із собівартістю, затратною частиною шляхом оптимізації процесів Такі рішення на етапі тестування в господарствах холдингу від 10 тис. до 45 тис. гектарів.
— Чи можливо оцінити ефект від впровадження систем автоматизації?
— Багато чого залежить від готовності компанії, від того, що їй потрібно. Рішення, яке пропонує AgriChain, є унікальним, в основному на ринку є пропозиції зі скаутинга, точного землеробства, метеодані, системи GPS-моніторингу тощо. Ми ж передусім орієнтуємося на управлінський блок — керування виробництвом, а саме: безпосередньо земельним банком, операційним циклом, управління витратами в межах дисциплінарного бізнес-процесу, моніторингом посівів, складською логістикою, закупками, управління технікою тощо. Оцінка ефективності впроваджених рішень повинна базуватися на тих потребах, які клієнт хоче вирішити.
В основному, якщо клієнти йдуть у наші системи, починають працювати зі своїми процесами, і я вважаю, що це правильно. Що стосується точного землеробства і глибокої аналітики посівів, диференційного внесення, то це можна назвати «вишенькою на тортику», коли вже все відбудовано, тоді можна глибоко занурюватися в подібні процеси. Починати з точного землеробства без належно вибудованого процесу виробництва загалом можливо, але є питання до масштабування подібних технологій та їх ефективності при розмірі інвестицій в них. Основна маса агровиробників починає впроваджувати автоматизацію з кінця, сподіваючись знайти чарівну пігулку, якої не існує. Якщо на підприємстві бардак у процесах, то кнопки ніхто не дасть. Спочатку потрібно налагодити і структурувати усі ланцюги.
Якщо просто закупити певне IT-рішення без аудиту процесів, організаційних змін, воно, по суті, нічого крім роздратування працівників не дасть.
— Яких економічних показників можна досягти на прикладі AgriChain і чи є подібні системи в Україні?
— В Україні немає аналогів подібних рішень із точки зору комплексності. За перший рік використання модуля Land Management (управління земельним банком) пряма економія становить 8,7 дол. на гектар. Якщо ми говоримо про Farm Management (оптимізація витрат на фонд заробітної плати, адмінвитрат, витрат палива, оптимізація штату), то це 9,5 дол. на гектар у перший рік. Якщо ж буде впроваджено повністю всі модулі, як це заплановано, навіть якщо це в середньому коштуватиме 2 дол. на гектар, то економія буде суттєвою. Проте, щоб впроваджувати ці рішення, потрібно мати адмінресурс, змінювати внутрішні процеси, бажання перебудовувати і оптимізовувати.
— Тут, напевно, є певна психологічна складова?
— Важливо, наскільки власники та акціонери, топменедекономічних показників можна досягтижмент вмотивовані до змін. В «Астарті» така мотивація є, там насамперед поставили за мету провести організаційну трансформацію. В деяких процесах ми фактично підіймали цілину, починали переглядати кожен процес, який був історично сформований і стосувався роботи наших модулів. Це і переписані внутрішні регламенти, змінені внутрішні політики і розпорядження.
Усі процеси потрібно було адаптувати під нову архітектуру управління, тобто переглянути буквально кожну інструкцію та операцію, потім навчити людей працювати по-новому і запустити всю систему, при цьому отримати зворотний зв’язок, щось допрацювати. Для мене цифрова оптимізація — це певна абстракція, а от організаційна трансформація в основі і як надбудова цифрова — це конкретне рішення. Просто цифрова працювати не буде.
